4 conseils pour améliorer la rentabilité des projets

Chaque projet est une nouvelle aventure pour l’entreprise. On sait quand un projet commence mais rarement quand il va se terminer. Il y a souvent des retards en raison d’imprévus ou à cause d’un problème initial de planification. Le manque de trésorerie ou un changement dans les priorités vont également entrainer des délais. Cela finit par impacter le niveau de rentabilité du projet. Heureusement, il existe des solutions pour y remédier.

Adopter un cycle de décision rapide

Beaucoup de projets souffrent de délais en raison d’un manque de rapidité dans la prise de décision. Chaque jour, des questions se posent, des choix doivent être faits. Faute de décision, la situation s’enlise. Pour avancer, les équipes font des non-choix ou prennent de mauvaises décisions.

C’est un problème de management. Le chef de projet doit à tout prix prendre le temps d’écouter les différentes parties pour prendre une décision éclairée, le plus rapidement possible. A cet effet, il est conseillé de mettre en place un processus de décision clair et de le communiquer le plus largement possible aux personnes impliquées de près ou de loin dans le projet.

Suivre l’activité au quotidien

Le pilotage d’un projet doit se faire au quotidien. De nombreux indicateurs permettent de suivre la rentabilité et l’avancement. En mettant en place un logiciel de suivi des temps et activités (comme celui-ci par exemple : https://www.my-intranet.com/logiciel-planning-activites/), vous pourrez avoir une vision précise sur le taux de charge de chaque employé mais aussi le nombre d’heures passées sur chaque projet. Cette métrique est essentielle pour anticiper et prévenir un éventuel dérapage budgétaire. C’est également utile pour réallouer des ressources si besoin.

Au-delà du suivi des chiffres clés, le chef de projet est un véritable chef d’orchestre qui doit mettre des moyens en face des besoins pour y répondre au plus vite et ne pas entrainer de retard dans les tâches. Le bon ordonnancement est crucial pour permettre au projet d’arriver à son terme dans les temps sans dépassement budgétaire incontrôlé.

Communiquer toujours et encore

La communication est la base du travail en équipe. En tant que directeur de projet, vous devez organiser un comité de pilotage de façon hebdomadaire. Vous y réunirez toutes les parties impliquées. Attention à ne pas inviter trop de monde. Chacun doit avoir l’opportunité d’y partager l’avancement de ses activités et les problématiques qui se posent à lui.

Au-delà des points réguliers prévus à l’agenda, vous pouvez mettre en œuvre des systèmes modernes pour échanger en temps réel. Slack est un formidable outil à cet effet. Vous pouvez aussi utiliser Skype qui est présent sur tous les ordinateurs par défaut.

Faire les bonnes dépenses

Parfois, vous allez devoir faire des dépenses que vous n’aviez pas du tout prévu de faire. Elles vont au moins temporairement venir plomber votre équilibre budgétaire. Ce n’est pas très grave si elles restent raisonnables et qu’elles permettent au projet d’avancer. Il faut mieux faire une petite dépense sans tarder plutôt que d’ajourner et de se retrouver plus tard avec une grosse dépense et en plus un retard accumulé.

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