Pour optimiser votre système de facturation, utilisez un logiciel de facturation. Vous gagnerez du temps et pourrez centraliser toutes les données nécessaires à l’émission de vos factures. Qui plus est, cela réduit considérablement le risque d’erreurs.

Un logiciel de facturation vous simplifie la vie

Utiliser un logiciel de facturation vous permet d’avoir à portée de main toutes vos fiches clients en un seul clic. Vous obtenez toutes les informations relatives à un client comme le nom, l’adresse, les conditions tarifaires et le taux de TVA applicables. En effet, ces conditions peuvent changer d’un client à un autre. Par ailleurs, toutes les opérations liées à la facturation deviennent un jeu d’enfant avec un logiciel. Vous accédez à la fiche client et choisissez le document que vous souhaitiez créer : facture, devis, bon de commande ou encore bon de livraison. Vous pouvez contacter vos clients par voie dématérialisée, de façon quasi instantanée pour transmettre une facture ou encore relancer un retard de paiement par exemple.

Un logiciel de facturation vous évite les erreurs

Le risque d’erreur est courant lorsque les factures doivent être calculées et émises par une personne. Ces documents comportent souvent des données et des formules complexes si bien que certains peuvent s’y perdre, notamment par simple manque d’inattention. Grâce à un logiciel de facturation, tout est automatisé. Tous les calculs se font automatiquement comme l’application d’une remise, le report du taux de TVA et le calcul du montant HT et du montant TTC. En outre, vos documents commerciaux sont édités suivant les règlements en vigueur sur le marché, comme les mentions obligatoires : l’identification de l’entreprise, le délai de paiement, les taux de pénalités de retard et une numérotation sur une séquence chronologique. Puis, avec un logiciel de facturation, vous pouvez suivre aisément l’évolution de vos affaires, notamment le recouvrement des créances. Enfin, un logiciel avancé permet d’avoir une vue d’ensemble sur l’activité commerciale de l’entreprise comme les produits les plus vendus et le chiffre d’affaires facturé et encaissé sur une période donnée.

Un logiciel de facturation, une obligation

Il est également à rappeler que l’usage d’un logiciel de facturation est obligatoire. Dites ainsi adieu aux factures en Word et Excel. Pour l’Etat, l’usage d’un logiciel permet de réduire considérablement les fraudes. Mais attention, pour respecter la loi, les entreprises ne doivent utiliser que des logiciels conformes. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise risque une amende de 7 500 euros.