Le logiciel RH est le meilleur allié des entrepreneurs souhaitant automatiser la gestion des ressources humaines. Il existe aujourd’hui de nombreuses options, alors, il n’est pas facile de s’y retrouver. Heureusement, notre guide est là pour vous aider à choisir un logiciel RH adapté aux besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Un logiciel RH comme GrafiQ by QuickMS, également appelé SIRH (Système d’information des ressources humaines), est un programme informatique qui aide les services RH de tout type d’entreprise à digitaliser et à optimiser la gestion administrative du personnel. Comprenant de nombreux modules, un logiciel RH peut généralement couvrir :
– la gestion des données personnelles des employés : état-civil, adresse, salaire, etc. ;
– le contrôle des absences et des présences ;
– la gestion des dossiers de formation ;
– la gestion de paie ;
– l’évaluation des performances et de la productivité des employés ;
– la gestion du recrutement.
Les 4 étapes pour bien choisir son logiciel RH
Vous savez désormais ce qu’est un logiciel RH et les solutions qu’il peut apporter à votre entreprise. Mais comment choisir le bon ? Les 4 étapes suivantes ont su faire leurs preuves dans la pratique :
Faire un état des lieux des outils RH que vous utilisez
La première étape pour choisir votre logiciel RH est de faire le point sur les outils informatiques déjà mis en place dans votre entreprise. Utilisez-vous déjà un CRM ou un ERP ou encore un autre module ? Si vous recherchez un nouveau logiciel RH, c’est parce que les solutions déjà mises en place n’arrivent pas à satisfaire tous vos besoins en gestion sociale, c’est une évidence ! Donc, la question n’est pas de connaître si ces outils existants sont-ils suffisants ou pas, mais de savoir s’ils sont compatibles avec ceux proposés par le fournisseur que vous envisagez.
Rédiger un cahier des charges de vos besoins techniques et fonctionnels
Tous les logiciels RH n’offrent pas les mêmes solutions. Il est donc indispensable de faire une évaluation claire des besoins techniques, fonctionnels et organisationnels de votre entreprise afin d’identifier facilement le logiciel adapté. Déterminez et définissez les processus clés et majeurs que vous souhaitez informatiser. Analysez en quoi la gestion RH de votre entreprise doit être améliorée et rédigez un document de spécifications de besoins et de ce que vous attendez du nouveau logiciel RH.
Faire un benchmark des 5 éditeurs de logiciel les plus connus
Renseignez-vous de manière approfondie sur les principaux éditeurs de logiciel RH. Limitez votre sélection à 5 éditeurs les plus connus : Sopra Steria, Sage, Cegid, Talentsoft et Cegedim, par exemple. Vérifiez point par point leurs offres respectives, leurs avantages et leurs inconvénients. Prenez le temps de les comparer et vérifiez si elles répondent à vos besoins.
Assurez-vous de la pérennité du prestataire que vous choisirez
Enfin, vous devrez vous assurer de la pérennité du prestataire avec lequel vous envisagez de travailler. N’hésitez pas à lui demander de présenter ses certifications. Vous pouvez aussi demander une démonstration du produit et de ses fonctionnalités essentielles. Demandez même une phase de test de quelques semaines en entreprise. Vous pouvez aussi demander conseil auprès d’un spécialiste. Cela afin de ne pas tomber sur un fournisseur sur le fil du rasoir qui ne sera pas en mesure de proposer des produits fiables ou, au pire, qui ne sera plus là demain.