Connue pour ses grands ports et ses crêpes, la Bretagne réunit toutes les conditions pour accueillir des événements d’envergure. C’est la raison pour laquelle un bon nombre d’organisateurs ont choisi d’y préparer leurs festivals. Si vous avez également un séminaire, un mariage ou un rendez-vous professionnel à planifier, cette région pourrait vous séduire. Sa proximité avec la Métropole, ainsi que d’autres avantages, jouent en faveur de la côte ouest. Les prochaines lignes pourraient vous être utiles pour mener à bien votre mission en Finistère.

Décider du thème et des objectifs du séminaire

La tenue d’un séminaire ne s’improvise pas. Il y a des étapes à suivre qu’il faudra respecter pour que l’événement soit un franc succès. Le comité d’organisation doit commencer par un brainstorming. Ce remue-méninges permet de déterminer les objectifs ainsi que la cible. En effet, il est important de bien définir le type de public pour la rencontre. Son déroulement et sa nature en dépendent. De manière générale, les rassemblements attirent les partenaires d’affaires, les confrères ou bien les clients. C’est le cas lorsqu’il s’agit de retrouvailles « B to B ». Dans certaines situations, le meeting vise un public cible plus large et invite la population à assister aux différentes interventions. C’est le modèle « B to C ». Le format est à déterminer en fonction de ces deux options. La date en découle également. Pour attirer la masse, il vaut mieux planifier un rendez-vous en fin de semaine.

Il faut aussi déterminer le thème. L’intitulé devrait être aussi accrocheur que possible. C’est une phrase ou une expression autour de laquelle tout l’événement va s’articuler. Le budget constitue un autre point qui va conditionner le séminaire. La somme mise à disposition devrait être à la hauteur de l’objectif souhaité. Il faut retenir que cet argent représente avant tout un investissement. Des retombées sont attendues pour plus tard.

Choisir un lieu à la hauteur de l’événement

L’organisation d’un séminaire passe par la logistique. La réservation de la salle devrait être envisagée quelques semaines avant la date convenue. Dans tous les cas, le lieu est à choisir en fonction du type d’événement souhaité. Par ailleurs, des détails tels que la capacité d’accueil, l’accessibilité et le cadre comptent dans la décision. La location de la salle s’accompagne généralement de divers services, dont la mise à disposition du mobilier et de la sonorisation. Le matériel de diffusion vidéo pourrait aussi être inclus dans le pack proposé par les professionnels. Il est important d’avoir un seul interlocuteur sur place. Cette personne doit être idéalement basée en Bretagne. Elle se charge de coordonner les différents prestataires. De son côté, le comité d’organisation doit consulter les brochures et vérifier les documents techniques à l’appui. De toute manière, un état des lieux est indispensable avant la prise de décision. À titre d’exemple, cet établissement de Saint-Gilles sur https://www.seminaire-en-bretagne.com vous informe sur l’organisation efficace d’un événement d’envergure. Le complexe dispose de 8 salles de différentes tailles. La plus grande d’entre elles peut accueillir 300 personnes. Elle est parfaite pour la vidéoprojection. D’autres petites pièces pour le team-building ou un mariage réussi sont également disponibles. Par ailleurs, les participants peuvent être hébergés sur place.

Investir dans une bonne communication et gérer le feed-back

Le succès d’un événement repose sur la communication. Il est nécessaire d’en parler en amont de la date. C’est carrément toute une stratégie avec différents canaux de diffusion qu’il faudra tenir. Dans tous les cas, les participants devront être informés le plus tôt possible. Il faut répartir les invitations des semaines avant le jour J. Cette formalité pourrait se faire par courriel. L’équipe doit aussi obtenir des confirmations écrites. Cela permet de savoir avec précision le nombre de séminaristes. Au moment de convier le public, il est important de les informer du déroulement de l’événement. Il faudra par exemple indiquer qu’il faut prendre des maillots de bain ou bien une tenue de sport. La Bretagne offre aussi un cadre idéal pour les randonnées en pleine nature. Tant mieux si les séminaristes ou les collègues viennent avec le nécessaire pour marcher. Enfin, un rétroplanning reste important dans le suivi des multiples étapes de la rencontre. Il intègre les dates, les réservations, les coordonnées des différents intervenants ainsi que divers détails à considérer.