Importance de la gestion documentaire en entreprise

La gestion de documentation d’entreprise est plus que nécessaire pour la bonne gouvernance d’une société. Dans la mesure où les fichiers sont traités par différentes personnes et peuvent être modifiés plusieurs fois, elle assure l’authenticité et l’accessibilité aux documents. Pour éviter de perdre du temps et assurer la traçabilité des documents, on copie toutes les versions papiers en version numérisée et on opte pour la GED ou Gestion Electronique de Document.

La GED (Gestion Électronique de Document) et ses avantages

La GED ou GEIDE (Gestion Électronique de l’Information ou de Documents Existants) est le fait d’informatiser les données, les documents papiers ou électroniques d’une société pour faciliter le travail de collaboration. Elle présente de multiples avantages. D’abord, la société se conforme à la norme ISO 9001, car elle instaure et respecte les modalités d’information et de la conservation de données pour un audit rapide et facile. Ensuite, elle contribue à une productivité sécurisée, puisque les fichiers sont consultables à tout moment, peuvent être modifiés, mais aussi sauvegardés dans le cloud hors site. Puis, la société participe à l’écologie en minimisant les impressions sur papier. En outre, grâce à l’échange interne en temps réel, elle permet un partage fluide avec les collaborateurs (et fournisseurs, clients, etc.). Enfin, le gain de temps en recherche augmente de 30 % et les coûts liés à la diffusion sont réduits de 80 % avec la GED.

Les différents logiciels utilisés en GED et leurs fonctionnalités

Parmi les logiciels performants pour la gestion des documents d’entreprise, découvrez le logiciel un dossier une place pour sa gestion documentaire en entreprise. Le secteur propose aussi ces quelques logiciels :
Oodrive : c’est un logiciel français qui partage et synchronise les données sur plusieurs supports, sauvegarde les fichiers en cas de piratage ou de bug et fait une signature numérique.
Zeendoc : c’est un logiciel version Sages informatique. Il offre une annotation des documents, un archivage des fichiers à valeur probants (facture, bulletin de paie), un export comptable, un coffre-fort électronique et une classification des documents (RAD-LAD).
Dokmee : c’est un logiciel made in USA. Il simplifie la gestion des PME. En plus des fonctionnalités d’archivage et de stockage des documents, il offre la création de workflows (flux opérationnel) automatisés et la capture pour extraire les données pour une optimisation de la traçabilité.
Easydrop : c’est un logiciel à système collaboratif, avec un large réseau de partage et un fil d’actualité pour des publications. Il permet d’envoyer des fichiers volumineux avec un contrôle du droit d’accès. Ce logiciel démontre un réel réseau social d’entreprise.
Appic documents : avec la version Starjet pour la GED, ce logiciel dématérialise les documents sous plusieurs formats (PDF, Word, XML..), il offre un archivage électronique des fichiers, permet une extraction des fichiers à partir des documents scannés et possède une interface sécurisée à l’accès aux documents.

Comment bien choisir son logiciel de gestion documentaire en entreprise ?

Bien que le prix soit un facteur non négligeable, il ne doit pas être le seul critère de sélection d’un logiciel de gestion documentaire en entreprise. Il faut aussi évaluer la fonctionnalité du programme, ainsi que sa compatibilité avec le système informatique de l’entreprise, la possibilité de programmer un export personnalisé et une normalisation du classement des documents. Ensuite, il faut s’assurer de la sécurité des données en paramétrant le droit d’accès et le contrôle de différentes actions sur les documents. Puis, l’usage du logiciel doit être simple, spontané et ergonomique. Enfin, le dernier critère à considérer et non le moindre est la pérennité du logiciel. Il doit être fiable et garantir les mises à jour nécessaires pour un fonctionnement à long terme.

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